SOP Tindakan Korektif

1. Identitas Dokumen

2. Tujuan

1. Menetapkan prosedur baku untuk menanggapi ketidaksesuaian atau masalah mutu dalam pelaksanaan PPG (akademik, administrasi, operasional).
2. Melakukan perbaikan (korektif) agar kesalahan tidak berulang.
3. Menjaga mutu penyelenggaraan program PPG dan meningkatkan kepuasan peserta serta stakeholder.

3. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk semua aspek PPG di UPGRI Pontianak, meliputi:

1. Akademik (perkuliahan, penilaian, bimbingan)
2. Praktik Lapangan (PPL)
3. Uji Kompetensi (UKPPPG)
4. Administrasi program PPG
5. Keuangan dan dokumen pendukung PPG
6. Sistem mutu dan pemantauan program PPG

4. Definisi

1. Ketidaksesuaian (Non-conformity): Situasi di mana hasil, proses, atau pelaksanaan PPG tidak memenuhi standar atau kebijakan yang ditetapkan.
2. Tindakan Korektif: Upaya yang dilakukan untuk mengoreksi ketidaksesuaian dan memastikan akar penyebabnya ditangani sehingga tidak terulang.
3. Tim Mutu PPG: Unit atau kelompok yang bertanggung jawab untuk menilai mutu serta mengusulkan dan melaksanakan tindakan korektif dalam PPG.
4. Audit / Review Mutu: Proses evaluasi berkala untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian serta meningkatkan kualitas pelaksanaan PPG.

5. Dasar Kebijakan

1. Standar mutu PPG di UPGRI Pontianak (kebijakan internal)
2. Pedoman mutu dari Direktorat PPG / Kemendikbud / lembaga standar PPG
3. Prinsip manajemen mutu: identifikasi, analisis, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan

6. Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Tim Mutu PPG:
   • Mengidentifikasi dan menganalisis ketidaksesuaian.
   • Merancang dan melaksanakan tindakan korektif.
   • Mengevaluasi efektivitas tindakan korektif.
2. Koordinator PPG:
   • Menyetujui tindakan korektif yang diusulkan.
   • Menyediakan sumber daya (waktu, anggaran) jika diperlukan.
3. Dosen / Staf yang Terlibat:
   • Berpartisipasi dalam identifikasi akar masalah.
   • Melaksanakan solusi yang disepakati.
4. Mahasiswa PPG:
   • Melaporkan ketidaksesuaian (misalnya melalui umpan balik, pengaduan).
   • Bekerja sama dalam proses klarifikasi dan perbaikan.

7. Prosedur Tindakan Korektif

7.1 Identifikasi Ketidaksesuaian

1. Ketidaksesuaian dapat diidentifikasi melalui:
   • Audit internal / review mutu PPG
   • Umpan balik mahasiswa / dosen / sekolah mitra
   • Pengaduan formal
   • Monitoring kinerja akademik / administrasi
2. Tim Mutu mencatat ketidaksesuaian dalam Formulir Laporan Ketidaksesuaian.

7.2 Analisis Akar Penyebab

1. Tim Mutu melakukan analisis akar penyebab (root cause analysis) menggunakan metode seperti 5 Whys, diagram sebab-akibat (“fishbone”), atau analisis risiko.
2. Dokumentasikan hasil analisis: akar utama masalah, faktor pendukung, dampak.
3. Tentukan prioritas tindakan berdasarkan dampak dan frekuensi ketidaksesuaian.

7.3 Perencanaan Tindakan Korektif

1. Usulkan tindakan korektif yang spesifik, realistis, dan terukur.
2. Buat rencana tindakan korektif: siapa yang bertanggung jawab, jadwal pelaksanaan, sumber daya, indikator keberhasilan.
3. Ajukan rencana tindakan korektif ke Koordinator PPG untuk disetujui.

7.4 Pelaksanaan Tindakan Korektif

1. Setelah disetujui, tim atau pihak terkait melaksanakan tindakan korektif sesuai rencana.
2. Dokumen semua langkah tindakan: apa yang dilakukan, kapan, oleh siapa.
3. Jika tindakan memerlukan revisi kebijakan, prosedur, atau dokumen SOP lain, koordinasikan perubahan tersebut.

7.5 Verifikasi Efektivitas

1. Setelah tindakan korektif diimplementasikan, lakukan verifikasi apakah masalah telah diselesaikan.
2. Gunakan indikator keberhasilan (misalnya: turunnya frekuensi ketidaksesuaian, feedback positif, audit ulang).
3. Catat hasil verifikasi dalam laporan tindakan korektif.

7.6 Pencegahan Berulang

1. Berdasarkan hasil verifikasi, tentukan apakah perlu tindakan pencegahan agar masalah tidak muncul kembali.
2. Rancang tindakan pencegahan (preventif) jika diperlukan, misalnya revisi prosedur, pelatihan, sistem monitoring baru.
3. Integrasikan tindakan pencegahan ke dalam sistem manajemen mutu PPG.

7.7 Dokumentasi & Pelaporan

1. Semua laporan ketidaksesuaian, rencana korektif, pelaksanaan, verifikasi, dan pencegahan harus terdokumentasi.
2. Tim Mutu menyusun Laporan Tindakan Korektif secara berkala (misalnya semester) dan melaporkannya ke Koordinator PPG.
3. Laporan ini menjadi bagian dari laporan mutu PPG kampus dan dapat digunakan dalam evaluasi dan akreditasi.

8. Indikator Keberhasilan

Beberapa indikator untuk menilai efektivitas tindakan korektif:

1. Penurunan jumlah laporan ketidaksesuaian dari semester ke semester.
2. Waktu penyelesaian tindak korektif sesuai jadwal yang direncanakan.
3. Kepuasan stakeholder (mahasiswa, dosen, sekolah mitra) setelah tindakan perbaikan.
4. Audit mutu berikutnya menunjukkan pengurangan ketidaksesuaian yang sama.

9. Tinjauan & Revisi SOP

1. SOP ini ditinjau ulang minimal satu kali dalam setahun oleh Tim Mutu PPG.
2. Revisi SOP dibuat berdasarkan temuan audit, laporan korektif, dan evaluasi efektivitas.
3. Versi baru SOP disahkan oleh Koordinator PPG dan disosialisasikan kepada dosen, staf, dan mahasiswa PPG.