Prosedur Pelayanan Masalah Akademik

Langkah pengajuan oleh mahasiswa:

• Mahasiswa mengisi formulir pengaduan akademik PPG (daring di portal PPG/kampus atau formulir fisik).
• Lampirkan bukti pendukung (KHS, nilai tugas/ujian, email korespondensi, laporan bimbingan, dsb.).
• Submit formulir ke Biro Akademik PPG.

• Biro Akademik menerima pengaduan dan mencatat dalam Register Pengaduan Akademik.
• Staf memeriksa kelengkapan data dan bukti.
• Klasifikasikan pengaduan berdasarkan jenis: nilai, bimbingan, integritas, dsb.

• Kasus nilai/penilaian → ditugaskan ke dosen pengajar atau koordinator mata kuliah.
• Kasus bimbingan → diserahkan ke pembimbing akademik.
• Kasus integritas → diteruskan ke Tim Integritas Akademik (jika ada).
• Kasus serius/kompleks → dibentuk tim penyelesaian akademik (staf + wakil akademik + dosen terkait).

• Tim penyelesaian mengundang pertemuan antara mahasiswa dan pihak terkait (dosen/pembimbing).
• Diskusi fokus pada klarifikasi fakta, penyebab masalah, dan opsi penyelesaian.
• Hasil mediasi didokumentasikan dalam notulen dan rekomendasi tertulis.

• Tim menyusun rekomendasi tertulis (mis. revisi nilai, remedial, perubahan bimbingan, peringatan integritas, dsb.).
• Keputusan disahkan oleh Koordinator PPG atau Wakil Rektor Akademik.
• Mahasiswa dan dosen/pembimbing menerima salinan keputusan.

• Biro Akademik melaksanakan keputusan (mis. mengubah nilai, mengatur remedial, dsb.).
• Mahasiswa, pembimbing, dan dosen menindaklanjuti sesuai keputusan.
• Dokumentasi pengaduan, mediasi, dan keputusan disimpan dalam arsip Biro Akademik.

• Setiap semester, Biro Akademik menyusun laporan statistik pengaduan: jumlah, jenis kasus, waktu penyelesaian, hasil.
• Laporan disajikan ke Koordinator PPG / Wakil Rektor Akademik untuk evaluasi.
• Berdasarkan evaluasi, SOP dapat direvisi untuk meningkatkan efektivitas pelayanan.